AGENT ADMINISTRATIF ET ACCUEIL

Présentation de l'entreprise:

Depuis plus de 50 ans, l’association l’Îlot accueille, héberge et accompagne plus de 1300 personnes sortant de prison ou sous-main de justice vers une insertion sociale et professionnelle. Reconnue d’utilité publique, l’Îlot s’appuie sur la diversité de ses implantations dans les Hauts-de-France, l’Île-de-France et la Région Sud, pour développer des réponses adaptées aux besoins de chaque territoire. Pour ce faire, l’Îlot est composé d’une équipe de 200 professionnels qui agissent au quotidien à la réinsertion des publics justice.

L’Îlot accompagne des personnes en grandes difficultés et plus particulièrement les personnes sortantes de prison ou sous-main de justice. L’îlot se concentre sur le projet de réinsertion socio-professionnelle de la personne en lui proposant un hébergement et/ou un emploi, et un accompagnement vers le logement autonome et vers l’insertion professionnelle.

Dans ce cadre, l’Îlot possède des établissements d’hébergement en Île de France et à Amiens, et des établissements d’insertion par l’activité économique ; des chantiers d’insertion et des ateliers de qualification-insertion.

A Amiens, l’Îlot gère un CHRS pour hommes seuls, un CHRS pour famille, un Centre d’Hébergement d’Urgence ainsi que 11 places de LHSS. Des ateliers d’insertion par l’activité économique sont également présents à Amiens

L’association recherche pour son établissement des Augustins à Amiens, un(e) agent administratif et d'accueil

Mission du poste:

Sous la responsabilité de la responsable d’établissement

Assistanat administratif :

-  Traiter le courrier, classer, archiver et mettre à jour les dossiers

-  Réceptionner et gérer les appels

- ·Contribuer à la qualité de l’accueil des partenaires : alimenter le semainier communication · 

- Gérer les stocks (alimentaire, équipement, fourniture consommable) et réaliser les achats et commandes de fournitures et après validation de la responsable

- Actualiser les tableaux ce bord

- Contribuer à l’étude comparative en lien avec les commerciaux

- Assurer le suivi des participations aux frais :

- Appel PAF, rappel des impayés, relance, actualisation du tableau

- Co-Préparer les plannings et actualiser les états de présence sur le logiciel planning avec la responsable

- En lien avec les équipes, coordonner les équipements des logements ou chambres

- En lien avec les services supports siège :

- Gérer les mises en paiement de factures dématérialisées

- Effectuer les rapprochements comptables des participations financières des résidents, (participation financière mensuelle résident, les mandataires tutélaires, CAF, etc)

- Transmettre les déclarations des sinistres et suivre les dossiers d’assurance

- Suivre et mettre en œuvre les mesures correctives demandées par les cabinets de contrôle auprès des prestataires et actualiser le classeur en vue des commissions de sécurité

- En appui de la responsable au niveau des aspects logistique en lien avec l'ouvrier polyvalent et les travailleurs sociaux

Profil recherché:

- de solides capacités relationnelles ainsi que d’excellentes compétences en matière de communication, tant écrite qu’orale ;

- une aptitude à suivre des procédures, un caractère méthodique et le sens du détail ;

- une certaine connaissance des pratiques comptables et des techniques de secrétariat ; 

- une aisance dans l’utilisation des logiciels de bureautique, y compris le traitement de texte et les tableurs, ainsi que de la gestion des e-mails 

- l’esprit d’analyse et d’initiative, être capable d’apporter des solutions ;

- la capacité de faire plusieurs choses à la fois et une rapidité d’exécution.

- Autonomie et curiosité

- Discrétion

- Réactivité et flexibilité

Issu(e) d'une formation bac+2/3 minimum, vous avez au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire.

Niveau d'éducation: BAC+2

Experience souhaitée: 2 - 5 ans

Contrat: Non cadre

Région: Picardie