Offre d'Emploi assistanat & secrétariat Belleville sur Vie

Nous cherchons pour l'un de nos adhérents un(e) assistant(e). Votre mission dans l'entreprise sera la saisie des bons de livraison et le passage des commandes sur leur logiciel d'entreprise. C'est une mission à temps partiel : 3 jours/semaine, pendant une période minimale de deux mois.

Au sein d'une équipe accueillante et soudée, vous êtes l'interlocuteur.trice principal.e du sociétaire. Votre mission est de traiter toutes les demandes relatives à l'information des adhérents et à la gestion administrative et technique des contrats. A ce titre, vous avez un quotidien varié et pluriel. Les missions : ✦ Exécuter les actes techniques de gestion (changement de RIB, adresses, état civil, résiliation, décès) liés aux évènements courants des contrats quel que soit le canal de communication utilisé par l'adhérent (mails/courriers/site adhérent...) selon les règles et procédures internes en vigueur, ✦ Répondre aux demandes téléphoniques de conseil et d'information des adhérents, ✦ Prendre en charge les réclamations courantes (première demande), ✦ Emettre les courriers automatisés ou préenregistrés en les adaptant si besoin en fonction des situations Auprès des adhérents, vous êtes le 1er contact, la voix et l'image de l'UMR. Être un.e ambassadeur.drice des valeurs mais également du professionnalisme de l'UMR seront vos challenges quotidiens.

Dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité, le pôle en charge de l'assistanat des services et directions de l'UMR a besoin d'un renfort sur l'année 2022. A ce titre, nous recherchons un.e Assistant.e administratif.ve/secrétaire pour accompagner les différentes Directions de l'UMR dans leur organisation. Vos missions seront les suivantes : - Gestion des déplacements et des réservations (salles, hôtels, trains, ...), - Organisation de séminaires et réunions (internes et externes), prise de RDV, accueil téléphonique, - Validation de factures et suivi budgétaire, - Assistanat à l'organisation des instances, - Création de supports de présentation (Word et PowerPoint) - Frappes de courriers et mails. Conditions de travail : - CDD du 22/08/2022 au 31/12/2022 - 35h par semaine (temps partiel possible) - Tickets restaurants, Mutuelle, PEE

Sous l'autorité du Responsable du service, il/elle assiste le service dans le montage et la réalisation des opérations sur l'ensemble des actes administratifs et financiers de leur faisabilité jusqu'à leur livraison (assistance à la constitution des dossiers de consultation DCE, assistance sur des consultations restreintes, gestion comptable, suivi administratif et budgétaire, suivi tableau de bord de l'opération (vérification de l'alimentation), le montage dossier DO, les OPR,la livraison et le suivi GPA,… Activités principales : - Secrétariat courant et coordination administrative au sein du service : Assure le secrétariat courant : réponse de 1er niveau aux interlocuteurs externes et internes , Assure un rôle de coordination administrative entre les différents intervenants, - Prépare et assiste aux instances de pilotage/ suivi des opérations - Gestion administrative des dossiers : Assure de manière générale toutes les tâches administratives nécessaires au bon déroulement des opérations, tient à jour le répertoire des opérations et les tableaux de suivi économique - Assure le classement et l'archivage des dossiers des opérations, suivant les modalités de classement définies - Constitue le dossier assurance décennale des opérations d'investissement avant signature de l'OS et en assure le suivi, - Assiste le MOP / CHOP/ conducteur de travaux dans la tenue à jour du module informatique pilotage des opérations - Assure la rédaction des autorisations administratives dans les délais impartis - Opère l'extraction des informations du prix de revient et autres informations relatives aux opérations - Assure le secrétariat des courriers de consultation restreintes - Gère la facturation - Participe au bilan de l'opération (livraison / levée de réserves) ; Le cas échéant, participe aux OPR (opérations de pré réceptions logements).

Nous recherchons un ou une apprenti(e) sorcier(e), pour un contrat d'apprentissage en tant que Assistant(e) Gestion PME, dès que possible Missions de l'apprenti(e) : Sous la responsabilité de plusieurs witches, vous : - Participez et contribuez à la mise en place d'outils administratifs et à l'organisation bureautique - Contribuez à la gestion des ressources humaines (création et diffusion des offres d'emplois, suivi administratif et mise à jour des informations du personnel...) - Archivez les dossier et documents divers - Mettez à jour régulièrement la base de données informatique et nos dossiers papiers - Rédigez des courriers administratifs - Suivez des dossiers administratifs - Participez à l'animation de nos réseaux sociaux et à la communication de l'entreprise - Gérez les partenariats et autres demandes liées à l'événementiel - Participez à la gestion des réseaux sociaux D'autres missions seront possibles selon les besoins et la période d'apprentissage. Salaire selon grille tarifaire en vigueur. Ticket restaurant

Pilier administratif et organisationnel, vous prenez en charge le suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables de l'agence, sous le management du responsable de l'agence, garant de la satisfaction client : - Contribuer à la relation et satisfaction client en : - Prenant en charge et traitant les appels des clients - Assurant le suivi de la relation client post-vente - Assurant la circulation de l'information entre les collaborateurs de l'agence - Planifier, coordonner les installations de trackers auprès des clients professionnels et particuliers - Assurer la prise de rendez-vous auprès des clients - Identifier et commander les moyens humains et techniques nécessaires aux chantiers - avec l'appui de l'ERP, garantir en agence le niveau de stock de produits requis - Tenir à jour la planification dans l'outil CRM - Réaliser la gestion administrative et comptable des activités de l'agence : - Assurer le suivi administratif des dossiers clients, de l'après-vente a la finalisation de l'affaire : envoi des documents administratifs aux clients, envoi de documents techniques aux prestataires - Contribuer à la gestion des conformités électriques des installations : Réception des dossiers de conformités des prestataires + Obtentions des VISA CONSUEL - Assurer le suivi du paiement des factures en fonction des échéances ; réaliser les premières relances client - Contribuer au bon fonctionnement de l'agence - Assurer le planning des absences pour assurer la continuité du service au client - Assurer le suivi des contrats de maintenance des équipements affectés à l'antenne

Sous l'autorité de l'assistant d'agence, le chargé d'accueil est le premier interlocuteur au sein de l'agence. A ce titre, il apporte un premier niveau d'information et oriente les visiteurs vers les interlocuteurs du secteur de gestion concerné. Missions : - Accueil physique : prend en charge les visiteurs (clients-locataires et prestataires) pour les informer et les orienter vers leurs interlocuteurs au sein de l'agence - Gère l'espace d'accueil (mise à jour de la documentation et de l'affichage) - Délivre une série d'informations sur la situation courante des locataires en place : renseignement et démarche à suivre pour obtenir un logement, information sur la situation du compte locataire, information sur les modalités de gestion courante (modalités de départ, de mutations, documents administratif à fournir, assurances…) - Appuie et conseille les locataires dans l'utilisation de la borne d'accueil et de paiement. - Accueil téléphonique : assure l'accueil téléphonique de l'agence, fournit un premier niveau d'informations. Transfère les appels vers l'interlocuteur concerné en veillant à une prise en charge rapide de l'appel (éviter l'encombrement de l'accueil téléphonique). - Activités complémentaires : assure des tâches de gestion administrative au sein de l'agence en appui et en relais des équipes - Réceptionne et enregistre les chèques - Trie les avis d'échéances