Assistant.e de gestion HF

CAPSE France est un bureau d’études spécialisé en prévention des risques industriels, environnement et santé – sécurité au travail disposant de 4 agences : Toulouse, Montpellier, Les Ollières sur Eyrieux et Paris.

CAPSE compte parmi ses clients de grandes entreprises : Airbus, Thalès, EDF ENR, BP, Sanofi, CEA, TOTAL, DYNEFF, VINCI, TECHNIP mais aussi des collectivités : Grand Lyon, Montpellier 3M… et des PME dans les domaines de la pyrotechnie, de la papeterie, de l’agroalimentaire, etc.…

Notre structure est constituée d’une équipe de 17 personnes dont 15 ingénieurs généralistes et spécialisés. Elle s'appuie également sur un réseau d'auditeurs certifiés, de formateurs agréés et d'experts reconnus au plus haut niveau dans chacun de ses domaines d'intervention.

CAPSE est engagée dans une démarche d’amélioration continue avec un véritable attachement aux dimensions humaine et environnementale (nos valeurs et engagements sont détaillés sur notre site internet www.capse.eu).

Missions :

Dans le cadre du développement des activités du bureau d’étude CAPSE, l’agence de Montpellier recrute un.e assistant.e de gestion.

Vous assisterez le responsable administratif-qualité dans la bonne exécution des tâches administratives, dans la fiabilité et la traçabilité des données de gestion au travers d’un rôle polyvalent consistant à effectuer les missions suivantes :

Accueil téléphonique

Gestion du courrier et des boites @mail (fournisseurs/gestion)

Archivage des documents (Impression et archivage de documents administratifs)

Comptabilité : Saisie comptable, Pointage des relevés, Vérification comptable, Gestion des Notes de frais et achat, Déclaration de TVA

Facturation Client : Réalisation des factures, Relance client, Enregistrement des commandes et règlements clients

Commandes fournisseurs : Demande de devis, Bons de commande, Réception, contrôle et saisie des factures FRS

Commercial : Mise à jour de la base données clients (ERP-SX), Préparation des dossiers de candidature d'Appel d'Offres, Veille sur les Appels d'Offre

Suivi du matériel : Saisie des informations sur les véhicules (vidange...), téléphonie…, Etat des lieux des véhicules entrée sortie, Vérification matériel de sécurité (extincteurs, installations électriques)

Achats courants – Préparation des Déplacements collaborateur

Rangement Bureau : Suivi de la prestation ménage

Relation avec le syndic de copropriété : Digicode accès portail + badge d'accès aux bâtiments, Questions liées aux parties communes

Accueil des nouveaux arrivants : Préparation des EPI, Accueil sécurité, Formation au logiciel SX (ERP)

Assistance au paramétrage du logiciel ERP-SX : Création de modèle, Saisie de données et mises à jour, Extraction de données

Veille réglementaire : Saisie des textes réglementaires en sécurité et environnement dans le logiciel interne de base de données de veille

Titulaire d’un diplôme Bac +2 / Bac + 3, vous justifiez idéalement d’une expérience minimale de 3 ans.

Nous recherchons des candidat(e)s capables d’être organisé(e), proactif(ve), autonome et vous savez gérer les imprévus. Vous vous exprimez avec aisance et assurance à l'écrit comme à l'oral. Vous êtes une personne discrète et digne de confiance dans le cadre de l'exercice de vos fonctions.